Case History: Synlab, centri prelievo e poliambulatori

Quali sono state le soluzioni proposte?

Lo studio di fattibilità ha prodotto un’analisi dettagliata delle esigenze del cliente, che ci ha portato a strutturare le relative soluzioni. Abbiamo ipotizzato di rafforzare l’organizzazione del nostro backoffice, elemento centrale di una gestione così articolata, e di personalizzare gli strumenti gestionali che avrebbero garantito una risposta strutturata e immediata a ciascuna delle tre criticità rilevate in fase di analisi.

Organizzazione di un Backoffice competente e focalizzato sulla gestione operativa;

Implementazione del nostro Software gestionale (Plangei) solido e completamente personalizzabile;

Utilizzo di un sistema di geolocalizzazione (Trackingram) dei mezzi operativi sul territorio;

Impiego di un sistema di certificazione degli interventi attraverso QR Code, in ogni centro.

L’insieme delle quattro soluzioni e la creazione di un modello gestionale completamente personalizzato, ha creato le condizioni ideali per la nascita di una partnership che a distanza di oltre quattro mesi si conferma davvero funzionale.

Come le abbiamo messe in pratica?

Per coordinare la mole di informazioni, richieste e attività da pianificare, abbiamo rafforzato il nostro backoffice identificando una figura professionale con l’esperienza e le giuste attitudini, che operasse negli orari di apertura dei centri;

Per gestire l’assegnazione dei ticket giornalieri ci siamo affidati al Software CAFM (Plangei) e al sistema di geolocalizzazione. Il Backoffice assegna il ticket all’operatore più vicino che lo riceve sul device aziendale e ne gestisce l’intero ciclo apertura/assegnazione/intervento/chiusura in tempo reale fino a saturazione della sua giornata lavorativa. Il Software traccia anche ogni passaggio autorizzativo definito con il Cliente, fino alla consuntivazione economica mensile di ciascun intervento;

Per controllare la territorialità, abbiamo dotato i nostri mezzi operativi di un sistema di geolocalizzazione (Trakingram), che permette di tracciare in tempo reale la posizione di ciascun operatore sul territorio. Questo strumento consente di inviare i tecnici in ragione della loro posizione verso il centro che ha richiesto un intervento ma anche di razionalizzarne i tempi e i percorsi. Questa soluzione limita fortemente i tempi d’intervento, i costi e i tempi di viaggio;

Per gestire e certificare le attività programmate svolte nel pomeriggio, in assenza del personale del Cliente, abbiamo preso in consegna le chiavi dei centri e abbiamo dotato gli stessi di un QR Code. L’operatore tramite l’applicazione apposita del software, certifica la propria presenza ingresso/uscita e compila sul device la scheda delle attività effettivamente eseguite. Questo sistema consente al Cliente di avere una sorta di certificazione di presenza e attività eseguita, pur in assenza del proprio personale. Il cliente può monitorare in piena autonomia l’esito di ogni intervento e attività ed eventualmente farla verificare dal proprio personale il giorno successivo.

Questa esperienza ci ha restituito un know how aggiuntivo e specifico, ma anche nuovo modello organizzativo da proporre e adattare in altri ambiti. Solo la capacità di analisi e adattamento produce soluzioni alternative e funzionali.

Ai microfoni di PLANGEI abbiamo avuto modo di parlare di noi, di cosa significa essere competitivi nel mercato di oggi e di come abbiamo scelto di digitalizzare i nostri processi operativi per ottenere maggiore efficienza e competitività.